IGJ-inspectie evenementenzorg: wat moet je geregeld hebben?
De Inspectie Gezondheidszorg en Jeugd (IGJ) houdt toezicht op alle zorgaanbieders in Nederland — en dat geldt ook voor evenementenzorg-organisaties. Een inspectie kan onaangekondigd plaatsvinden. Dit zijn de vijf dossiers die je op orde moet hebben.
Valt jouw EZO onder de IGJ?
Als jouw organisatie zorg verleent in de zin van de Wet kwaliteit, klachten en geschillen zorg (Wkkgz), dan valt je onder IGJ-toezicht. Voor de meeste professionele EZO's die medische zorg leveren bij evenementen is dat het geval.
1. Bekwaamheidsdossiers van alle medewerkers
De IGJ wil kunnen zien dat iedereen die zorg verleent, daarvoor bekwaam is. Dat betekent actuele certificaten (BLS, AED, EHBO, specialistische scholing) en voor medisch personeel een geldige MME-bekwaamheidsverklaring. Niet alleen bewaren — ook actief bijhouden en verlopen certificaten tijdig vernieuwen.
In de praktijk betekent dit: een actueel overzicht per medewerker, met verloopdatums, bewijsdocumenten en een proces om tijdig te waarschuwen. Papieren dossiers of losse e-mails voldoen hier zelden aan.
2. Een functionerende klachtenroute (Wkkgz)
De Wkkgz verplicht elke zorgaanbieder tot een laagdrempelige klachtenregeling. Patiënten moeten een klacht kunnen indienen en binnen zes weken een inhoudelijke reactie ontvangen. De IGJ controleert of je klachtenproces aantoonbaar werkt — niet alleen of het op papier bestaat.
Zorg voor een toegankelijk klachtenformulier, een helder intern proces en aantoonbare opvolging. Elke klacht moet gedocumenteerd zijn, inclusief de afhandeling en de termijnen.
3. VIM-registratie en jaarlijkse analyse
Veiligheidsincidenten Melden (VIM) is wettelijk verplicht. De IGJ verwacht niet alleen dat je incidenten registreert, maar ook dat je er systematisch van leert. Een jaarlijkse trendanalyse en aantoonbare verbetermaatregelen zijn onderdeel van een volwassen kwaliteitssysteem.
Denk aan: bijna-ongelukken, medicatiefouten, escalaties die hadden kunnen worden voorkomen. Alles wat een potentieel risico vormt voor patiëntveiligheid hoort in het VIM-register.
4. Een onveranderlijk auditspoor
De IGJ kan vragen: wie heeft wat gedaan, op welk moment? Dat betekent een auditlog die niet achteraf aangepast kan worden. Voor digitale systemen is dit een harde eis: append-only logging van alle mutaties op patiëntdossiers, medicatietoedieningen en statuswijzigingen.
Papieren formulieren bieden dit niet. Een digitaal systeem met een onveranderlijke auditlog wel — mits dat systeem aantoonbaar voldoet aan de eisen.
5. AVG-compliant omgang met patiëntgegevens
Evenementenzorg verwerkt bijzondere persoonsgegevens (gezondheidsgegevens). De AVG stelt strikte eisen aan opslag, bewaartermijnen en toegangsbeheer. De IGJ toetst dit niet zelf, maar een datalek of klacht bij de Autoriteit Persoonsgegevens kan alsnog tot een gecombineerd onderzoek leiden.
Zorg voor een actuele DPIA, een verwerkersregister, een datalek-procedure en aantoonbare bewaartermijnen. Meer hierover in ons artikel over AVG voor evenementenzorg.
Hoe scoort jouw EZO?
EZO Meldkamer bevat alle vijf dossiers in één platform: bekwaamheidsbeheer met automatische verloopalerts, een Wkkgz-klachtenroute, VIM-registratie, een onveranderlijke auditlog en AVG-conforme bewaartermijnen. Klaar voor de volgende inspectie — op de dag van installatie.
Bekijk alle compliance-features →