Bekwaamheidsdossiers voor EHBO-medewerkers: zo doe je het goed
Verlopen certificaten, ontbrekende MME-bekwaamheidsverklaringen, geen overzicht van wie wanneer moet bijscholen — dit zijn de meest voorkomende tekortkomingen die de IGJ aantreft bij evenementenzorg-organisaties. Ze zijn volledig te voorkomen.
Wat hoort er in een bekwaamheidsdossier?
Per medewerker leg je vast welke bevoegdheden en bekwaamheden iemand heeft, en op basis waarvan. Concreet betekent dat:
- Opleidingscertificaten (EHBO, BLS/AED, reanimatie, specialistische modules)
- MME-bekwaamheidsverklaring voor medisch personeel (geldig 2 jaar)
- Datum van behalen én verloopdatum per certificaat
- Bewijsdocumenten (scan of foto van het certificaat)
- Bijscholingshistorie
De MME-bekwaamheidsverklaring: wat is dat precies?
De Medisch Manager Evenementen (MME) stelt voor elke medewerker die medische handelingen verricht een bekwaamheidsverklaring op. Daarin staat expliciet welke handelingen de medewerker zelfstandig mag uitvoeren. Deze verklaring heeft een geldigheidsduur van twee jaar en moet tijdig worden vernieuwd.
In de praktijk betekent dit dat de MME elk jaar een aantal verklaringen moet opstellen of vernieuwen. Bij een EZO met 25 medewerkers zijn dat al snel 10–15 verklaringen per jaar. Zonder een gestructureerd systeem is dat een tijdrovend en foutgevoelig proces.
Wat gaat er in de praktijk mis?
De meest voorkomende problemen:
Certificaten verlopen ongemerkt
Zonder actieve bewaking worden verlopen certificaten pas ontdekt bij een inspectie of incident.
Geen centraal overzicht
Dossiers staan verspreid over e-mail, USB-sticks en papieren mappen. Niemand weet precies wat er is.
MME-verklaringen niet bijgewerkt
Na bijscholing of functiewijziging wordt de bekwaamheidsverklaring niet altijd opnieuw opgesteld.
Nieuwe medewerkers incomplete dossiers
Bij instroom worden niet alle documenten systematisch verzameld voor het dossier compleet is.
Hoe richt je het goed in?
Een goed bekwaamheidssysteem heeft drie eigenschappen: het is actueel, het is doorzoekbaar en het waarschuwt proactief.
Actueel — elk certificaat heeft een beheer-datum waarop iemand verantwoordelijk is voor de verlenging. Niet de vervaldatum, maar de actietermijn (60 of 30 dagen vooraf).
Doorzoekbaar — de MME en kwaliteitsfunctionaris kunnen in één oogopslag zien welke medewerkers volledig bekwaam zijn en welke acties uitstaan. Een IGJ-inspecteur ook.
Proactief — automatische e-mailwaarschuwingen bij naderende verloopdatums. Geen handmatige controle elke maand nodig.
IGJ-export met één klik
EZO Meldkamer bevat een volledig bekwaamheidsbeheer-module met automatische e-mailalerts op 60 en 30 dagen voor verloop, een matrix-overzicht per medewerker en een directe CSV-export in IGJ-formaat. De MME-bekwaamheidsverklaring is digitaal op te stellen en te archiveren.
Meer over bekwaamheidsbeheer →